メール対応 Part2

まだまだ、私自身メールの文面については改良の余地は残っているとはおもいますが、非常に丁寧な対応だったとお褒めの言葉を頂いたことがあります。

メールもインターネットも顔が見えないので、全く情報がない場合は、相手をイメージして対応しなければなりません。たとえば、文体によっては女性に思えたり、男性に思えたり、ご年配の方に思えたり、若く見えたり。また、わざと女性を装った男性ユーザー(ネカマ:ネットオカマ)なる人まで存在します。

ポイントとしては、どのような人であれ誠心誠意尽くす気持ちで対応するということです。

前職では、学生に対してメールを送る機会が大変多く、クレームも学生から出る場合などもありました。ただ、そこで社会人と学生という区切りをしてしまうと、なぜかそれが自分では隠しているつもりでも相手に伝わっているようです。文章から出るニュアンスとでも言うものでしょうか。
「読書では行間に筆者の想いがある」などといってニュアンスを理解させようとしますが、多分、それと同じことなのだと思います。

数は数えたことがありませんが、メールを書いた数だけでも数万通、メール送信数では数百万通送っていると思います。なぜ、書いた数と送信数が違うのかというと、一斉配信も含んでいるからです。
一回で遅れる総数は、サービスによって異なりますが、少なくとも最低3,000件は毎回送っていました。
実際読まなくとも目に付くことを考えれば、意外と効果はあります。
そのときは、メールの開封率をどのようにすれば上がるのかということもいろいろと研究しておりました(が、それはまた次の機会に)

メールの書き方、とくにメルマガではない業務上のメールの書き方はいろいろとあるようですが、一般的な書き方として次のような書き方が良いかと思います。

  • 【件名】わかりやすい件名(特になければ、「○○です。」などと自分の名前を入れてしまうのも手です。)
  • 【本文】
    ■■株式会社
    [役職] ○○ さま

    お世話になります。
    △△会社の○○です。

    [~要件~]

    何卒、よろしくお願いいたします。

このような書き方が無難な書き方だと思われます。
ポイントは、はじめの「お世話になります。」という部分です。「いつもお世話になっております。」と言うような書き出しをする人もいるようですが、挨拶を入れるのが基本です。
また、次にどこの所属の誰なのかを記述します。最後に会社名と名前を入れる人もいますが、受け手にとってはじめに名乗ってあるほうが安心感を与えます。
挨拶はあまり長くならないように注意してください。挨拶文が長すぎると本文がぼやけてしまいます。
要件を手短にわかりやすく記載し、最後にまた挨拶文を挿入します。
以前、頂いたメールの中でうれしかった文言として
「寒さが厳しいため、お体をご自愛ください」
という文言がありました。
こうしたちょっとした気遣いが相手にとって好印象を与えるのに役に立ちます。

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